Als fotograaf is het natuurlijk te gek om mooie beelden te kunnen maken en er geld mee te verdienen. Maar waar geld verdiend wordt, komt er ook administratie om de hoek kijken. In dit artikel leg ik uit hoe ik mijn administratie heb gestructureerd. Absoluut niet bedoeld als de heilige graal, maar het werkt voor mij en misschien ook wel voor jou!
De rechtsvorm is mijn basis
De rechtsvorm is de juridische vorm van je bedrijf. Denk hierbij aan de veelvoorkomende Besloten Vennootschap, Vennootschap Onder Firma of Eenmanszaak. De rechtsvorm bepaalt in hoeverre je privé aansprakelijk bent voor schulden van je bedrijf en wat je belastingverplichtingen zijn. Het bepaalt dus ook hoe je bedrijf er administratief uitziet.
Mijn bedrijf is een Eenmanszaak, officieel sinds 2016. Ik heb mij ingeschreven bij de Kamer van Koophandel toen ik op het punt kwam dat mensen bereid waren te betalen voor mijn fotografie en ik dus op een correcte manier een factuur moest gaan sturen. Dat kostte destijds enkele tientjes en een half uurtje van mijn tijd.
Na je inschrijving ontvang je van de Kamer van Koophandel een KVK-nummer en van de Belastingdienst automatisch een btw-identificatienummer. Deze moet je beide op je factuur gaan zetten.
Tip: is je woonadres ook je werkadres? Hanteer dan een bedrijfsnaam die afwijkt van je voor- en achternaam. Zo zijn je adresgegevens wat minder makkelijk te vinden wanneer mensen op je naam zoeken. Privacy-technisch wel zo fijn! Als handelsnaam kun je altijd nog je voor- en achternaam gebruiken.
Kies een boekhoudsysteem
Elke freelance fotograaf raad ik aan om vanaf de start gelijk met een online boekhoudsysteem te gaan werken. Met een online boekhoudsysteem kun je facturen versturen, bonnetjes opslaan en banktransacties koppelen aan je facturen. Zo weet je altijd wie er betaald heeft en wie nog niet.
Zelf werk ik met Moneybird, wat ik overzichtelijk vind werken en er mooi uit vind zien. Ze bieden verschillende pakketten aan, voor starters tot gevorderden. Er zijn ook alternatieven te vinden die waarschijnlijk net zo goed werken. Zoek er eentje uit die voor jou goed werkt.
Overzicht bewaren in Excel
Het boekhoudsysteem is dus handig voor het versturen van facturen en het bijhouden van betalingen. Waar ik zelf tegen aanliep was het feit dat Moneybird mij geen overzicht gaf in de opdrachten die nog op de planning stonden en wat het bedrag is wat ik kon factureren per opdracht.
Zodoende hanteer ik naast mijn online boekhoudsysteem nog een Excel-document waarin ik per maand de opdrachten bij hou en de financiële afspraken die daarover zijn gemaakt. Zo weet ik na een opdracht wat het bedrag is wat ik hiervoor mag factureren en hoeveel de reiskosten zijn. Daarnaast rekent dit document ook voor mij uit welke reiskosten ik mag rekenen, hoeveel btw er bij op komt, of de factuur betaald is en misschien wel het belangrijkste: welk bedrag ik aan de kant moet zetten voor de omzetbelasting en inkomstenbelasting.
Het document ziet er ongeveer zo uit:
Wanneer een factuur betaald is zet ik het op groen en kijk ik in de ‘Totaal Apart’ kolom hoeveel geld ik apart moet zetten voor belastingen. Dat is uiteraard de 21% BTW voor de omzetbelasting, maar ik zet ook standaard 30% van het subtotaal apart voor de inkomstenbelasting. In Moneybird koppel ik de transactie aan de juiste factuur.
Op deze manier zorg ik dat ik geen geld uitgeef wat niet ‘van mij’ is. Het geeft mij rust wat betreft de inkomstenbelasting, op deze manier kom ik niet voor verrassingen te staan en heb ik het geld altijd beschikbaar om mijn inkomstenbelasting te voldoen.
Alles op de juiste rekeningen
Dan nog over de betaalrekeningen. Ik adviseer je gelijk met een zakelijke rekening te werken, zo hou je privé en werk netjes gescheiden en blijft je administratie gestructureerd.
Het is handig om een zakelijke betaalrekening te hebben, op die manier kun je zakelijke aankopen gelijk via de juiste rekening betalen. Op die betaalrekening storten je opdrachtgevers ook de betaling van de factuur.
Naast de zakelijke betaalrekening is het ook handig om een zakelijke spaarrekening te hebben waar je het geld voor de belastingen naar toe kan verplaatsen. Op een zakelijke spaarrekening staat het netjes aan de kant en kom je er niet onbewust aan.
Uiteraard is het naar eigen wens mogelijk om extra zakelijke spaarrekeningen aan te leggen voor bijvoorbeeld pensioen of apparatuur.
Een zakelijke bankrekening kun je koppelen aan je boekhoudsysteem om vervolgens elke transactie aan een inkomend bonnetje of uitgaande factuur te verbinden. Zo heb je altijd een sluitende boekhouding.
Salaris
Ik hanteer een vast salaris in de maand voor mijzelf. Richting het einde van de maand maak ik mijn eigen salaris over van de zakelijke betaalrekening naar mijn privérekening. Op deze manier weet ik precies wat ik maandelijks kan besteden en vlak je schommelingen in je omzet uit. Bij maanden met meer omzet bouw je een buffer op voor wanneer je een maand wat minder verdient. Geen stress!
